Ondernemers en de boekhouding
Boekhouden is voor bijna geen enkele ondernemer de favoriete bezigheid. Daarom zou je verwachten dat freelancers en ondernemers gebruik maken van goede online boekhoudsoftware. Het tegendeel blijkt waar te zijn. Er zijn nog steeds veel zzp`ers, freelancers en zelfs MKB`ers die gebruik maken van Excel. Op zich is er niks mis met Excel, maar in mijn ogen is het niet geschikt om te gebruiken als boekhoudprogramma. Daarvoor bestaan er veel andere en betere oplossingen. En dat slechts voor een paar euro. En dat gaat je een hoop stress besparen!
Online boekhouden versus Excel
Excel is een spreadsheet programma. Het is uitermate geschikt om mooie en professionele overzichten te maken inclusief bijvoorbeeld grafieken. Met de aanwezige formules kan je bovendien talloze berekeningen uitvoeren. Maar het is in mijn opinie wel foutgevoelig. Zeker als je een groter spreadsheet beheert, heb je snel een fout gemaakt in een formule. En een fout is het laatste wat je wilt binnen een boekhouding.
De kans op fouten bij het gebruik van een boekhoudprogramma is vele malen kleiner. Er zijn standaard controles ingebouwd die helpen dit te voorkomen. Daarom adviseer ik persoonlijk ook om gewoon die paar euro in een goed boekhoudprogramma te investeren.
Online boekhouden versus offline boekhouden
Tegenwoordig is online boekhouden de standaard. En dat kunnen wij persoonlijk goed begrijpen. Dit omdat er grote voordelen aan kleven. Dit zijn in onze ogen de belangrijkste voordelen van het online boekhouden:
Niet langer software updates installeren
Koop je een licentie voor een boekhoudprogramma dat je online gebruikt, dan zit daar standaard ook het onderhoud van de software bij.
Daar heb je zelf geen omkijken naar. En het komt nogal eens voor dat er een wetswijziging plaatsvindt waardoor de software moet worden aangepast. Heb je een offline programma dan zal je zelf de update moeten installeren. En soms worden hier nog kosten voor in rekening gebracht ook.
Daarnaast wordt de software ook continu verbeterd. En hier profiteer je ook direct van, zonder dat je zelf ook maar iets hoeft te doen. Je ziet alleen het resultaat en je kan er direct van profiteren.
Je krijgt toegang tot automatisering
De software die je over het algemeen gebruikt bevat vele handige functionaliteiten. Deze maken het boekhouden een stuk eenvoudiger maken. Je kan hier echt heel veel tijd mee besparen.
Zo kan je gebruik maken van een scanfunctie, je hoeft niet langer handmatig bankmutaties te verwerken en de BTW- aangifte heb je binnen 10 minuten naar de belastingdienst verstuurt.
Data veilig opgeslagen in de cloud
Heden ten dage zijn jouw gegevens nergens veiliger dan in de Cloud. Dan dien je zelf deze wel te beveiligen met een sterk wachtwoord. Daarnaast dien je ook gebruik te maken van een veilige verbinding.
Maak je geen gebruik van Wifi thuis of op kantoor, overweeg dan een VPN te gebruiken voor een veilige verbinding.
Databeveiliging is voor de softwareontwikkelaars van online boekhoudprogramma`s een top priotieit. Een veel hogere prioriteit dan dit voor ondernemers is. En de meeste wachten dan ook met het nemen van maatregelen totdat het te laat is.
Een boekhoud app gebruiken
Bij een solide online boekhoudprogramma hoort natuurlijk een app. Met deze app kan je niet alleen de boekhouding inzien, het heeft nog een andere interessante functie.
Je kan er namelijk mee scannen. Op die manier kan je eenvoudig al jouw bonnetjes en facturen direct uploaden in de veilige omgeving van het boekhoudprogramma. Hierdoor wordt niet alleen het verwerken veel eenvoudiger, je raakt bovendien nooit meer iets kwijt!
Keuzestress door het grote aanbod
Doordat je inmiddels kan kiezen uit honderden verschillende boekhoudprogramma`s ligt de keuzestress op de loer. Zorg er dan ook voor dat je weet waarnaar je op zoek bent.
Wil je bijvoorbeeld de beschikking hebben over een ledenadministratie of voorraadadministratie dan kan je direct de programma`s die hiet niet over beschikken wegstrepen.
En kijk natuurlijk naar de prijs. Een goed programma is absoluut niet duur. Dus teveel geld uitgeven is niet nodig en is eigenlijk gewoonweg zonde.
Maak gebruik van aanbiedingen
Door de enorme concurrentie kan je profiteren van aanbiedingen die er altijd wel te vinden zijn. Zo biedt bijvoorbeeld het programma e boekhouden zijn software maar liefst 15 maanden gratis aan voor starters. Je bent een starter indien je niet langer 15 maanden aan het ondernemen bent.
In ieder geval is er altijd wel een aanbod voor een gratis proefperiode om het programma goed uit te testen. Maak hier gebruik van. Dat is ons advies.
